本文转自： https://louiscard.com/2024/12/01/big_company_docs/
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这篇文章聊聊对于文档写作的理解，特别在大厂，写好一篇业务文档需要注意哪些关键点。
写好文档的重要性
在亚马逊、字节、美团等公司的「反 PPT 文化」的影响下，文档的重要性被更多组织认识到，像得到-App 等平台也推出职场写作课等产品，帮助职场人士提升写作能力。为什么写好文档这么重要呢？
- 更容易拿到组织的资源和领导支持：文档写得好，Leader 更可能接受你的主张。这样你能拿到更多资源，增加项目成功的可能性。
- 节省沟通成本，提升信息流转效率：文档给的信息清晰充分，很多沟通完全可以异步完成。不少同事还会写一篇「说明书」文档，贴到签名档，提醒大家找自己沟通前先读文档，高质量的文档，能减少大半的重复沟通。
- 有规模效应，创建个人和团队品牌：文档像社交媒体的文章一样有自传播属性，公司一些优秀的文档能获得几万阅读，上千点赞，一些优秀的项目文档被长期传播，文档是讲好个人和团队故事的好工具。
- 体现个人沟通能力和职场专业度：见字如面，相比 IM 聊天和开会，更多人会通过阅读你的文档对你的能力和职业度进行「打分」，看到写得干净利索，条理清晰的文档，绝对高看一眼。
如何才能写好一篇工作文档呢？我在这里提供以下几点建议：
更有用户视角
打造一款产品， PM 会被无数次提醒「用户需求」，写文档也应如此，写文档同样应关注用户需求，我们需要理解需求视角和供给视角，始终以用户需求为核心，从文档撰写开始就紧密围绕用户视角，识别、深挖用户的各种需求。
写文档最大的问题就是只关注「供给者角度」，忽视用户视角，不关心读者关心什么，知道什么，不知道什么，而只关注怎么把自己的关键点呈现完整。这就会导致读者过高的阅读成本，甚至无法准确理解文档希望传达的重点信息。
比如我们准备一篇季度会的业务总结文档，读者包括团队管理者、协同团队、其他部门，每一种角色的需求不同，有些人就是大概了解，有些人需要关键洞察，有些人需要拿到规划方向，我们能否说清楚他们的需求，并在文档中有意识的满足直接决定文档的水平。字节某大佬提供了一个非常精彩的观点，他指出业务总结文档应该包含三个维度：
- 维度 1：业务主线，概括性质的东西，偏粗线条，这是业务负责人每天都要关注的关键指标；
- 维度 2：从某一个或者几个维度对业务的 Break down，让大家看到业务增长/下降的归因；
- 维度 2.5：选择一个最值得拿出来说的单点，往下钻，展开来说，增加信息丰富度，传说中的「万历十五年」，以小见大的时刻。
这三个维度的信息能比较充分的为不同读者提供足够的信息，也不至于陷入过于笼统或者过于琐碎的细节中。不同公司和不同 Leader 的思考模式会极大的影响文档风格，例如，亚马逊的文档关注可影响要素；Meta 则侧重于数据报告和实验结果；而 Google 的 OKR 已成为一种独特的工作方式。
如何获得用户需求，除了有意识安排用户访谈、组织会前的问题收集，会后的反馈收集，花更多时间跟你文档的「用户」在一起，多吃饭，多聊天，了解他们关心什么，可能更重要。
注重结构呈现
好的结构对于读者的阅读体验至关重要，屏幕阅读时代，大部分人的阅读模式都是 F 型动线，先扫视顶部横线，再沿左侧垂直扫读，没有结构的文档，读者无法通过扫读的方式快速获取信息，只能逐字逐句，效率低，体验差。
文档结构分为内容结构和呈现结构，内容结构的几条重要原则如下：
- 结论先行：先说结论，再做解释，让读者一开始就了解你的立场和观点；
- 以上统下：上层结论是概括总结，下层信息具体解释和说明，遵循金字塔结构；
- 归类分组：把类似或相关联的信息，找到一定标准做划分归类，清晰呈现；
- 逻辑递进：把信息按照逻辑逐步展开，时间顺序，角色顺序，层级推进等。
呈现结构则多用下面的样式，让信息呈现更清晰完整，相比 100% 的叙述性表达，下面的结构呈现让读者更轻松获取信息：
- 无序列表；
- 有序列表；
- 表格；
- 图表。
不过对于结构化的表达需要持续积累，一些优秀的文档的结构得有意识积累和学习，你可以去公司的 wiki 看看历史文档，也可以去飞书和 Notion 等文档应用的模板中心，里面也藏了不少宝藏。我前段时间特别痴迷亚马逊的 6 页纸备忘录，网上还能找到几篇示例，从中能看到他们对于信息呈现的思考和设计，很有意思。
亚马逊 6 页纸的结构之一
简洁清爽表达
这其实也是注重用户视角的表现，没有读者喜欢阅读诘屈聱牙，长句套短句的复杂文档。尤其是工作文档，风格要追求简洁和清爽，用大白话，避免黑话和术语，一些需要注意的关键点我也做一些罗列：
- 避免口水词：比如「的」、「我认为」，「事实上」；
- 避免形容词：比如「好」 → 「达到预期指标/完成目标/符合验收标准」，「很多」 → 「238个用户/增长53%」。
- 直接用动词：「便捷性提高」 → 「产品更易操作」。
- 更简单表述：用肯定代替否定，主动代替被动，「由于 xx 原因」→ 「因为 xx」。
- 避免长难句：长难句拆解成多条短句。
- 不用大概念：除了营销，内部沟通不用「深化改革」这样的大词。
- 不含糊其辞：比如，「尽快完成」→「12月20 日前完成」
可能更重要的一个技巧就是 —— 控制篇幅，我前段时间跟亚马逊的朋友请教 6 页纸的结构，他给了说了一个非常有意思的说法，其实大多数文档都不会 6 pages，而是 one page，因为现在数字化的文档不会打印出来，很多题目里写着「某某项目 onepage」的文档，打印出来怕是要有 10 页不止。（微笑
最后的话
我刚毕业那会去了党政机关的办公室，核心工作就是写稿子，那时候机关单位的小伙伴见面聊天，总免不了提起几位年纪轻轻便扶摇直上的政治明星，那些被人口口相传的故事主角，大比例都是因为写得一手好文章，成为了单位的笔杆子，因此获得机会，破格提拔，火箭晋升，但这不比其他，免不了点灯熬油的下一番苦功夫。
当然在体制外，我们不称之为「文章」或者「稿子」，更习惯称之为「文档」，本质相同，
上文提到的那个字节大佬在分享写双月会文档 tip 的文章结尾的最后一句话让我读了一遍又一遍，也送给大家：
祝大家从此不再受双月会困扰，把 6 月过成夏天而非 Q2。
年底了，又到了写文档的高峰期，也祝大家能因为上文的一些小技巧，多少能少受些文档的困扰，享受这个 12 月的初冬。最后，你在写文档时有哪些心得？也欢迎在下方留言与我们分享 ～